Supera tutte le sfide di comunicazione con questi semplici passaggi.
Il mondo è cambiato molto in questo ultimo anno. Con meno comunicazioni faccia a faccia e molta più dipendenza dalla tecnologia, i messaggi possono facilmente perdersi mentre passano da una persona all’altra.
Ecco i 5 step:
PERCHÈ
Inizia con “perché”: qual è il motivo per cui hai bisogno di comunicare? È assolutamente necessario?
- Perché hai bisogno di trasmettere il tuo messaggio?
- Perché le informazioni di cui disponi devono essere condivise oltre a te?
- Perché qualcun altro potrebbe aver bisogno di sapere cosa fai?
Questo costituisce lo scopo della tua comunicazione. Se non riesci a pensare a un “perché” valido, allora potrebbe essere meglio tacere fino a quando non avrai maggiori informazioni.
CHI
Definisci chi è la tua audience. Siamo stati tutti in copia a dei loop di discussioni via mail infiniti e fastidiosi, che non hanno avuto alcuna rilevanza per noi. Quindi considera se stai comunicando con le persone giuste:
- Chi ha questo impatto?
- Chi ha bisogno di saperlo adesso?
- Chi non ha ancora bisogno di saperlo?
Comunicare con le persone giuste al momento giusto impedisce che la conoscenza venga bloccata. Nessuno che potrebbe trarre beneficio dall’ascolto di ciò che hai da dire dovrebbe essere escluso, ma fai attenzione, inclusi coloro che potrebbero non essere rilevanti quando premi quel “rispondi a tutti”.
CHE COSA
Ora considera quale deve essere il contenuto del tuo messaggio. Pensa a:
- Quali informazioni deve conoscere il tuo pubblico?
- Quali dettagli vorresti se ti trovassi nella loro situazione?
- Quali domande potrebbero avere, a cui tu puoi già rispondere?
Il tuo messaggio dovrebbe essere chiaro e conciso, quindi pensa a qual è il centro del messaggio che vuoi trasmettere e concentrati su quello.
DOVE
Pensa a dove sarà meglio condividere il tuo messaggio. Ci sono così tante opzioni diverse nella realtà odierna: messaggistica istantanea, whatsapp, una telefonata o persino la star del lockdown: Zoom.
Chiediti
- Dove puoi condividere il tuo messaggio in modo che raggiunga le persone giuste?
- Quale canale di comunicazione risulta il più appropriato?
- Sarebbe utile una traccia cartacea scritta o informazioni a cui tornare in seguito?
Diversi canali di comunicazione si adattano a diverse tipologie di informazioni meglio di altri.
QUANDO
Pensa a quando il tuo messaggio deve essere condiviso. Quello che hai da dire è una questione di vita o di morte (spero non letteralmente)? O forse il destinatario non è in ufficio e il tuo discorso può attendere fino al suo ritorno, fino a quando avrai tutta la sua attenzione?
Ecco tre cose chiave da considerare:
- Quando è necessario trasmettere le informazioni?
- La questione è urgente o puoi aspettare una risposta?
- Quando sarà troppo tardi per agire?
Esiste un tempo e un posto per ogni cosa! Trova l’equilibrio tra tenere le persone aggiornate e assicurarti di avere tutta la storia da raccontare.
In definitiva, se gli altri possono trarre vantaggio da ciò che hai da dire, è importante che la tua conoscenza non sia rinchiusa e bloccata con te. Comunicare in modo efficace ora è più che mai essenziale: utilizza queste domande come guida per trasmettere il tuo messaggio.
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